Waarom facturen handmatig verwerken je tijd kost
Elke ondernemer kent het: facturen binnenkrijgen, gegevens overtypen in je boekhoudprogramma, hetzelfde doen voor je belastingaangifte. Het gaat snel, maar het voelt als zonde van je tijd.
Stel je hebt 50 facturen per maand. Als je er gemiddeld 5 minuten per factuur aan besteedt, kom je op ruim 4 uur maandelijks uit. Dat is meer dan een halve werkdag — tijd die je liever aan je vak besteedt.
Bovendien gebeuren fouten: een cijfer verkeerd overtypen, een bedrag dubbel invoeren. Die kosten je meer tijd wanneer je ze later ontdekt.
kwijt aan facturen handmatig overtypen, bij 50 facturen van 5 minuten[/cijfer] ## Hoe automatische factuurverwerking werkt Automatische factuurverwerking betekent: je factuur (pdf, email of foto) gaat naar een systeem dat leest wat erin staat, en vult de relevante gegevens direct in je boekhoudprogramma in. De machine "leest" de factuur net als jij: bedrijfsnaam, bedrag, btw, vervaldatum. Maar in plaats van zelf te typen, stuurt het systeem die gegevens direct door naar je boekhoudingssoftware of je bankrekening. Het voelt magisch, maar het werkt volgens dezelfde logica als wanneer je een foto van een recept fotografeert en een app je de ingrediënten voorleest. ## Wat heb je nodig? Je hebt drie dingen nodig: een plek waar facturen binnenkomen, software die ze leest, en een boekhoudprogramma waar ze heen gaan. **Binnenkomende facturen:** meestal email. Je geeft het systeem een speciaal mailadres, en facturen die daar aankomen, worden automatisch verwerkt. **De lees-software:** tools zoals Zapier, Make of Rpa.cloud verbinden je email met je boekhoudprogramma. Ze "lezen" pdf's en halen de getallen eruit. **Je boekhoudprogramma:** Exact Online, Twinfield, Boekhoud, Wave — als het een api heeft (een verbinding voor andere programma's), kan het eraan gekoppeld worden.
- 1Maak een speciaal mailadres aan voor inkomende facturen
- 2Log in bij Zapier.com of Make.com en verbind je email
- 3Verbind je boekhoudprogramma met dezelfde tool
- 4Test met drie facturen voordat je alles aanschakelt
Stap 4: laat je leveranciers weten. Geef hen het nieuwe mailadres en vraag of ze facturen daar kunnen sturen.
Wat kan misgaan (en hoe je het voorkomt)
Het grootste risico is dat een factuur fout wordt gelezen — bijvoorbeeld als het pdf slordig opgesteld is, of als het bedrag staat waar het systeem het niet verwacht.
Daarום zie je bijna alles twee keer. Het systeem doet de eerste stap automatisch, maar jij controleert altijd even voordat het in je boekhoudprogramma gaat.
- Zet je drie meest gebruikte leveranciers op een rij
- Check welk boekhoudprogramma je gebruikt (of gaat gebruiken)
- Maak een testfactuur klaar om mee te oefenen